8조 2항 LkSG에 따른 절차 규칙

I. 불만 신고 절차의 수립과 목적

Miele는 LkSG 8장에 따라 적절한 불만 신고 절차를 수립했습니다. 불만 신고 절차를 통해 개인은 기업의 비즈니스 분야나 직간접적 공급업체의 경제 활동의 결과로 인한 인권 또는 환경 의무의 위반 뿐 아니라 인권 및 환경 위험 요소를 알릴 수 있습니다.

II. 책임 및 이용 가능성

불만 신고 절차는 외부 신뢰 대리인(옴부즈맨)이 담당하며, 연락처는 다음과 같습니다.

Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.

Loebellstraße 4

D - 33602 Bielefeld

전화: +49 521 557 333 0 / 휴대전화: +49 151 58230321

이메일: ombudsmann@thielvonherff.de

신고 플랫폼:: www.report-tvh.com

홈페이지: www.thielvonherff.de

신뢰 대리인은 독립적이고 자율적인 변호사로 활동합니다. 대리인은 공정하며, 신고 사항의 실질적인 처리에서 기업의 지시에 영향을 받지 않습니다. 신뢰 대리인은 비밀 유지 의무가 있습니다. 대리인은 요청에 따라 정보를 제공한 사람의 신원을 비밀 사항으로 유지합니다.

III. 불만 신고 절차

신뢰 대리인은 불만 사항을 접수하고, 필요한 경우에는 신고인과 사실 관계를 논의합니다. 어떠한 경우에도 신고인은 수신 확인 메시지를 받습니다.

신뢰 대리인은 LkSG의 의미 내에서 위반이 있거나, 기타 법률 혹은 내부 규칙의 위반 사항이 있는지 확인합니다. 위반 사항이 있다는 충분한 증거가 보인다면 대리인은 공식적인 형식으로 받은 사실 관계를 조사 목적으로 기업 내 운영 시행 담당인 규정 준수 부서에 전달하게 됩니다. 신뢰 대리인은 중립성을 유지하기 위하여 조사 행위는 하지 않습니다.

기업은 제보애 대해 법과 내부 규칙에 따라 모든 이해 관계자를 고려하면서 후속 조치를 취합니다. 조사는 중대한 간섭 없이 신속하게 이루어져야 합니다.

조사에 영향을 받는 사람은 공정하고 정중하게 대해야 합니다. 무죄 추정의 원칙은 조사 대상 모두에게 적용됩니다. 의사를 반영할 권리는 반드시 보장되어야 합니다. 이러한 이유로 신고인에게 영향을 받는 사람은 가능한 한 빠르게 접수된 내부 고발 사항에 대해 고지를 받고, 정보와 수정의 권리에 대해 고지받게 됩니다. 하지만 이러한 고지로 인해 신고 사항의 조사가 위협받을 큰 위험이 있는 경우에는 조사가 완료되거나 그러한 위험이 중단될 때까지 고지가 연기될 수 있습니다.

기업에서는 조사에서 사실 관계의 법적 평가와 부적절한 비즈니스 행위를 없애고 방지하는 적절한 조치에 대한 판단을 수행하게 되며, 이러한 목적으로 신뢰 대리인의 자문을 받을 수 있습니다. 해당 조치에는 예를 들어 적절한 민사 소송이나 당국의 개입 등이 있습니다. 위반 사항이 없는 경우에도 업무 절차와 비즈니스 절차의 변경에 대한 제안, 그리고 조직과 행동 규정의 변경에 대한 제안은 타당합니다.

신고인은 옴부즈맨에게 사건의 상황에 대한 정보를 언제든 얻을 수 있습니다. 신고 접수 3개월 후 신고인은 신고에 대한 후속 조치 관련 피드백을 받게 됩니다. 절차 완료 후에는 법의 허용 범위 내에서 옴부즈맨이 결과를 신고인에게 알립니다.

IV. 정보 제공인의 보호

내부 고발인은 일반적으로 차별이나 징계에서 보호됩니다. 어떠한 보복 행위도 용인되지 않습니다. 내부 고발인에 대한 어떠한 보복 행위가 보인다면 비밀 상담인에게 즉시 연락해야 합니다.

신뢰 대리인이 정보 제공인에게 비밀 유지를 약속하는 경우, 정보 제공인의 동의 없이는 기업과 제삼자에 제공인의 이름과 신원을 밝히지 않습니다. 신뢰 대리인이 형사, 민사, 혹은 기타 다른 절차에서 증인으로 심문을 받게 되는 경우에만 정보 제공인의 이름과 신원을 밝히게 되고, 이는 정보 제공인과 기업 모두의 서면 허가를 받은 경우에만 그러합니다.

정보 제공인이 자신의 신원 보호를 원하는 경우는 사실 관계의 공개에서 정보에 영향을 받는 사람의 이익과 대치됩니다. 이러한 이유로 LkSG 3페이지 2문단 §8, 불만 사항 제기 및 신고 기회에 따른 절차 규칙의 고의적인 위반은 허용되지 않습니다. 비밀 상담인은 첫 인터뷰 때 불만 신고 절차의 고의적인 오용이 발생할 경우, 기업에 정보 제공인의 신원이 공개될 수 있다는 점을 짚어 주어야 합니다.

V. 정보 보호

정보 보호법에 명시된 유지 의무와 조항의 준수는 신뢰 대리인에 의해 보장됩니다. 수집되는 개인정보는 정보 제공인과 관련인의 신원 정보, 기능과 연락처 정보, 그리고 해당 신고 처리와 관련하여 절대적으로 필요한 기타 개인정보로 제한됩니다. 그리고 신고된 사실, 처리 정보, 신고의 후속 조치 및 감사 보고서가 보관됩니다.

제보와 조사 과정에서 기록되는 개인정보의 유지 기간은 조사 완료 후 2개월입니다. 이 기간은 조사 결과에 따라 해당 정보가 사용되어야 하는 징계 혹은 법적 절차, 분쟁이 따르는 경우에는 연장됩니다.

정보 보호 담당자는 정기적으로 불만 신고 절차의 정보 보호 준수를 검토해야 합니다.

VI. 진정 절차의 유효성

불만 신고 절차의 유효성은 1년에 한 번, 그리고 수시로 검토되며, 그 예로는 기업이 자신의 비즈니스 영역이나 직접 공급업체에서 신제품이나 새로운 프로젝트, 새로운 비즈니스 영역의 도입의 결과 같은 큰 변화나 큰 위험을 예상하는 경우 등이 있습니다.